Kodėl tradiciniai užrašų knygučių metodai nebepasiteisina
Prisimenu, kaip pats mokykloje bandžiau tvarkyti užduotis įprastu dienoraščiu. Puslapiai greitai virsdavo chaotiška informacijos krūva – čia matematikos namų darbai, ten istorijos referatas, o kažkur tarp eilučių įsiterpęs priminimas apie anglų kalbos testą. Skamba pažįstama? Šiandieninis mokinių ir studentų gyvenimas tapo nepalyginamai sudėtingesnis nei prieš dešimtmetį. Jums reikia derinti pamokas, papildomus užsiėmimus, projektus, savanorišką veiklą, o dar ir asmeninį gyvenimą. Tradiciniai organizavimo būdai tiesiog nebeatlaikia tokio informacijos srauto.
Užduočių dėžutė – tai ne tik dar vienas skaitmeninis įrankis. Tai visapusiškas požiūris į laiko valdymą, kuris padeda ne tik užsirašyti, ką reikia padaryti, bet ir suprioritetinti, suplanuoti bei įvykdyti užduotis efektyviai. Tačiau turėti įrankį – tai tik pusė sėkmės. Svarbiausia žinoti, kaip jį naudoti protingai.
Smegenyno ištuštinimo metodas arba kaip liautis viską laikyti galvoje
Pirmasis ir svarbiausias žingsnis – išmokti viską iškelti iš galvos į sistemą. Mūsų smegenys nėra skirtos informacijai saugoti, jos skirtos mąstyti ir kurti. Kai galvoje laikote dešimtis užduočių, nuolat jaučiate nerimą, kad kažką pamiršite. Ir dažniausiai taip ir nutinka.
Štai kaip tai veikia praktiškai: kiekvieną kartą, kai sužinote apie naują užduotį, testą ar projektą, nedelsiant įrašykite ją į užduočių dėžutę. Ne „vėliau”, ne „kai grįšiu namo” – būtent dabar. Jūsų telefonas visada su jumis, tad nėra jokių pasiteisinimų. Užrašykite viską: nuo stambių projektų iki smulkių priminimų nusipirkti sąsiuvinius.
Rekomenduoju skirti 10 minučių kiekvieną sekmadienio vakarą „smegenyno ištuštinimui”. Atsisėskite ramiai ir išrašykite absoliučiai viską, kas jums šauna į galvą dėl ateinančios savaitės. Nevertinkite, nefiltruokite – tiesiog rašykite. Vėliau visa tai sutvarkysite ir kategorizuosite. Šis procesas neįtikėtinai atlaisvina protą ir leidžia geriau miegoti.
Prioritetų piramidė: ne visos užduotys gimė lygios
Turbūt didžiausia klaida, kurią daro dauguma besimokančiųjų – jie traktuoja visas užduotis vienodai. Bet realybė tokia: yra užduotys, kurios tikrai svarbios, ir yra tos, kurios tik atrodo svarbios. Mokėjimas atskirti vieną nuo kitos – tai esminis produktyvumo įgūdis.
Aš naudoju paprastą trijų lygių sistemą. Pirmasis lygis – „Degantys reikalai”. Tai užduotys, kurios turi būti atliktos šiandien ar rytoj, ir jų neatlikimas turėtų realių pasekmių. Pavyzdžiui, referatas, kurį reikia pateikti rytoj, arba pasirengimas kontroliniam darbui.
Antrasis lygis – „Svarbūs projektai”. Tai užduotys, kurios nėra skubios, bet svarbios ilgalaikėje perspektyvoje. Galbūt egzamino ruošimasis, kuris vyks po mėnesio, arba semestro projektas. Šios užduotys dažnai lieka užmirštos, kol staiga tampa „degančiais reikalais”.
Trečiasis lygis – „Būtų gerai padaryti”. Tai papildomos užduotys, kurios pagerintų jūsų rezultatus, bet nėra kritinės. Pavyzdžiui, papildomo šaltinio perskaitymas ar savanoriškos užduoties atlikimas už papildomus balus.
Kiekvieną užduotį įrašę į dėžutę, iškart priskiriate jai prioritetą. Taip jūsų dienos planavimas tampa daug paprastesnis – žinote, nuo ko pradėti.
Laiko blokavimo technika mokiniui
Štai kur daugelis suklysta: jie turi puikų užduočių sąrašą, bet neturi plano, kada tas užduotis atliksiu. Užduotis be laiko – tai tik svajonė. Laiko blokavimas reiškia konkrečių laiko tarpų priskyrimą konkrečioms užduotims.
Pažvelkite į savo savaitę realistiškai. Turite pamokas nuo 8 iki 14 valandos? Gerai. Po to treniruotė iki 16 valandos? Įrašykite. Dabar matote, kad jums lieka laisva nuo 16:30 iki 19:00. Būtent šį laiką ir blokuojate konkrečioms užduotims.
Pavyzdžiui, pirmadienį nuo 17:00 iki 18:00 – matematikos namų darbai. Antradienį nuo 16:30 iki 18:00 – darbas prie istorijos referato. Svarbu suprasti: nebandykite užpildyti kiekvienos laisvos minutės. Palikite erdvės poilsiui, netikėtumams ir spontaniškumui. Aš rekomenduoju užpildyti ne daugiau kaip 70% laisvo laiko suplanuotomis užduotimis.
Dar vienas svarbus aspektas – energijos lygių atpažinimas. Daugelis žmonių produktyviausi rytais ar anksti popiet. Jei esate tokio tipo, blokuokite sudėtingiausias užduotis būtent šiam laikui. Nesvarbu, kad jums patogiau žiūrėti serialus – jūsų smegenys dirba geriausiai būtent tada, ir tai reikia išnaudoti.
Projekto skaidymo menas
Didžiulis projektas ar referatas gali atrodyti kaip milžiniškas kalnas, kurį neįmanoma įveikti. Ir būtent todėl daugelis atidėlioja tokias užduotis iki paskutinės minutės. Sprendimas? Suskaidyti kalną į mažus akmenėlius.
Tarkime, turite parašyti 15 puslapių rašto darbą apie Antrąjį pasaulinį karą. Vietoj vienos milžiniškos užduoties „Parašyti rašto darbą”, sukuriate tokią seką:
- Surinkti 5 šaltinius ir juos perskaityti
- Sukurti darbo planą ir struktūrą
- Parašyti įvadą (2 puslapiai)
- Parašyti pirmą skyrių (4 puslapiai)
- Parašyti antrą skyrių (4 puslapiai)
- Parašyti trečią skyrių (4 puslapiai)
- Parašyti išvadas (1 puslapis)
- Peržiūrėti ir redaguoti tekstą
- Sutvarkyti bibliografiją
Kiekviena iš šių užduočių atrodo įveikiama ir užima apie 1-2 valandas. Staiga tas bauginantis projektas tampa valdomas. Kiekvieną mažą užduotį įrašote į užduočių dėžutę su konkrečia data, ir projektas juda į priekį be streso.
Esmė čia ta, kad kiekviena smulki užduotis suteikia jums pasiekimo jausmą. Pažymėjote ją kaip atliktą – ir jau jaučiatės geriau. Tai kuria teigiamą grįžtamąjį ryšį ir motyvuoja tęsti.
Kontekstų galia: tinkama užduotis tinkamoje vietoje
Ne visos užduotys gali būti atliktos bet kur ir bet kada. Kai kurioms reikia kompiuterio, kitoms – vadovėlio, trečioms – ramybės bibliotekoje. Kontekstų naudojimas užduočių dėžutėje – tai būdas grupuoti užduotis pagal tai, kur ir kaip jas galite atlikti.
Aš naudoju tokius kontekstus: „Namuose”, „Mokykloje”, „Bibliotekoje”, „Su kompiuteriu”, „Telefone”, „Greitai” (užduotims, kurios užima mažiau nei 10 minučių). Kai atsidurstu konkrečioje situacijoje, tiesiog filtruoju užduotis pagal kontekstą ir iškart matau, ką galiu padaryti dabar.
Pavyzdžiui, turite 20 minučių laisvų tarp pamokų mokykloje. Atidarote užduočių dėžutę, filtruojate pagal kontekstą „Mokykloje” ir „Greitai” – ir matote, kad galite perskaityti vieną istorijos vadovėlio skyrių arba užpildyti biologijos darbo lapą. Vietoj to, kad švaistytumėte laiką socialiniuose tinkluose, produktyviai išnaudojate tuos 20 minučių.
Kontekstai taip pat padeda, kai jaučiatės pavargę ar neturite daug energijos. Galite susikurti kontekstą „Lengva”, kur dėsite užduotis, kurioms nereikia daug protinių pastangų – pavyzdžiui, sąsiuvinių sutvarkymas ar papildomų medžiagų atspausdinimas.
Savaitės apžvalgos ritualas
Čia slypi didžiulė daugybės sistemų nesėkmės priežastis – žmonės sukuria puikią organizavimo sistemą, naudoja ją kelias dienas ar savaites, o paskui ji pamažu miršta. Kodėl? Nes nėra reguliarios priežiūros. Užduočių dėžutė be reguliarios apžvalgos tampa tokia pat chaotiška kaip ir tas senas dienoraštis.
Savaitės apžvalga – tai 20-30 minučių ritualas, kurį atlieku kiekvieną sekmadienio vakarą. Štai kaip tai atrodo praktiškai:
Pirmiausia peržiūriu praėjusią savaitę. Kokios užduotys liko nepadarytos? Kodėl? Gal per optimistiškai planavau? Gal prioritetai pasikeitė? Nepadarytas užduotis arba perkelu į kitą savaitę su nauja data, arba ištrinų, jei jos nebereikšmingos.
Tada žiūriu į ateinančią savaitę. Kokie testai, projektai, terminai laukia? Viską įrašau į sistemą. Peržiūriu savo kalendorių – gal yra gimtadienių, susitikimų ar kitų įsipareigojimų, kurie paveiks mano laiką?
Galiausiai priskiriu užduotims konkrečias dienas. Nebandau suplanuoti kiekvienos minutės – tiesiog užtikrinu, kad svarbiausi dalykai turi savo vietą savaitės plane. Šis procesas suteikia neįtikėtiną ramybę ir kontrolės jausmą.
Kai viskas griūva: lankstumas kaip ginklas prieš chaosą
Idealus planas gyvena tik idealiame pasaulyje. Realybėje visada atsiranda netikėtumų: susirgstate, mokytojas perkelia testą, šeimoje įvyksta kažkas svarbaus. Ir štai čia daugelis žmonių meta rankomis – „mano sistema neveikia!”
Bet sistema veikia būtent tada, kai ji lanksti. Užduočių dėžutė nėra geležinis įstatymas – tai gyvas įrankis, kuris turi prisitaikyti prie jūsų gyvenimo. Kai planai keičiasi, nesijauskite kaltai. Tiesiog atsidarykite dėžutę ir pakeiskite datas, prioritetus ar net ištrinkite užduotis, kurios nebereikalingos.
Vienas iš geriausių dalykų, kurį išmokau – tai „avarinių dienų” koncepcija. Kiekvieną savaitę palikite vieną dieną (man tai penktadienis) be suplanuotų užduočių. Ši diena tampa buferiu – jei kažką nespėjote padaryti per savaitę, turite laiko pasivyti. Jei viską spėjote – puiku, turite papildomą laisvą laiką sau.
Dar vienas svarbus dalykas – mokėjimas pasakyti „ne”. Kai jūsų užduočių dėžutė jau pilna, o kas nors prašo dar kažko, turite drąsos atsisakyti. Jūsų sistema padeda tai padaryti – matote vizualiai, kiek jau turite ant pečių, ir galite pagrįstai pasakyti: „Atsiprašau, bet šią savaitę jau turiu per daug įsipareigojimų.”
Produktyvumas kaip gyvenimo būdas, o ne tikslas
Baigiant šį pokalbį apie užduočių organizavimą, noriu pabrėžti vieną esminį dalyką: produktyvumas nėra tikslas savaime. Jūs neorganizuojate užduočių tam, kad taptumėte užduočių organizavimo čempionais. Darote tai tam, kad turėtumėte daugiau laiko tam, kas tikrai svarbu – draugams, pomėgiams, poilsiui, kūrybiškumui.
Geriausia užduočių valdymo sistema yra ta, kurią realiai naudojate. Ne ta, kuri turi daugiausia funkcijų ar atrodo įspūdingiausia. Pradėkite paprastai – naudokite bent tris iš čia aptartų metodų. Galbūt tai bus smegenyno ištuštinimas, prioritetų nustatymas ir savaitės apžvalga. Kai tai taps įpročiu, pridėsite daugiau.
Atminkite, kad įgūdžių formavimasis užtrunka laiko. Pirmąsias kelias savaites gali atrodyti, kad sistema sukuria daugiau darbo nei naudos. Tai normalu. Bet po mėnesio pastebėsite, kad jau nebepamirštate užduočių, jaučiatės mažiau streso, geriau miegote ir turite daugiau laiko sau. Ir tada suprasite, kad tai buvo verta kiekvienos investuotos minutės.
Jūsų mokymosi metai – tai ne tik pamokos ir egzaminai. Tai laikas, kai formuojatės kaip asmenybė, išmokstate įgūdžių, kurie pravers visą gyvenimą. Užduočių valdymas yra vienas iš tų įgūdžių, kuris padės ne tik mokykloje ar universitete, bet ir būsimoje karjeroje, asmeniniame gyvenime, bet kokioje srityje. Pradėkite dabar, eksperimentuokite, raskite tai, kas veikia būtent jums – ir mėgaukitės kelione link labiau organizuoto, ramesnio ir laimingesnio gyvenimo.